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Praxistipps für Microsoft Teams

Microsoft Teams ist ein Collaboration Tool der Office365-Suite, das Chats, Besprechungen, Videokonferenzen, Notizen und Anhänge kombiniert. Wir geben Tipps für die erfolgreiche virtuelle Zusammenarbeit mit Microsoft Teams.

Strukturierung

  • TEAM: Strukturierung von Abteilungen, Projekten oder Themengebieten
  • KANAL: Organisatorische Unterteilung sowie kontextuelle Zuordnung von Beiträgen, Dateien und Informationen innerhalb eines Teams – dort findet die Kollaboration statt

    PRO-TIPP: Kurze, prägnante und aussagekräftige Benennungen wählen (Beschreibungen können hilfreich sein)


Unterhaltung

  • Kontextuelle Unterhaltungen sollten im zugehörigen Kanal stattfinden
  • Übergreifende Informationen für das gesamte Team oder nicht zuordenbare Themen gehören in den Kanal „Allgemein“
  • Vermeiden Sie persönliche, themenbezogene Gruppenchats – nutzen Sie stattdessen die zugehörigen Kanäle Ihres Teams
  • Nutzen Sie private Chats für den persönlichen Informationsaustausch, schnelle An- und Rückfragen ohne öffentliches (Team-)Interesse und den abteilungsübergreifenden Austausch mit Mitarbeitern ohne gemeinsame Team- oder Projektzugehörigkeit

    PRO-TIPP: Antworten Sie auf Beiträge immer über das Antwortfeld und nicht über „Neue Unterhaltung“


Registerkarten

  • Dienen der Erweiterung des Standards um weitere Tools oder relevante Inhalte, zum Beispiel Tools für Umfragen oder Office-Anwendungen wie Excel, OneNote und Word

    PRO-TIPP: Aufgrund der Übersichtlichkeit max. 2 - 3 weitere Registerkarten wählen


Benachrichtigungen

  • Verwalten und ändern Sie Ihre persönlichen Benachrichtigungs-Einstellungen
  • Legen Sie für die unterschiedlichen Kategorien Ihre Präferenzen global fest

    PRO-TIPP: Vermeiden Sie zu viele E-Mail-Benachrichtigungen


Individuelle Team- und Kanalanpassungen

  • Entscheiden Sie, welche Teams und Kanäle für Sie relevant sind
  • In Ihrer Kanalliste sehen Sie neue Aktivitäten und Unterhaltungen
  • Heften Sie Ihre favorisierten Kanäle an
  • Blenden Sie unrelevante Teams und Kanäle aus (die globalen Benachrichtigungs-Einstellungen gelten dann nicht)
  • Passen Sie die Benachrichtigungs-Einstellungen für neue Beiträge und Erwähnungen in eingeblendeten Kanälen individuell nach Präferenz an

    PRO-TIPP: Vermeiden Sie zu viel Ablenkung durch zu viele Benachrichtigungen


App-Einstellungen

  • Nehmen Sie individuelle Einstellungen in der Teams-App vor
  • Passen Sie das Design an, legen Sie einen Prioritätszugriff fest, testen Sie die gekoppelten Geräte, vergeben Sie App-Berechtigungen oder konfigurieren Sie einen Anrufbeantworter

Die wichtigsten Funktionen im Überblick

Alle Tipps haben wir noch einmal für Sie in einem PDF zum Download und Teilen zusammengefasst:

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