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Remote Onboarding

Onboarding ist eines der wichtigsten Themen in der Remote-Arbeit. Ein guter Onboarding-Prozess kann die Teamproduktivität erheblich steigern sowie die Motivation und Zusammenarbeit verbessern.

Onboarding kann dabei ganze Teams betreffen, die sich remote einem neuen Thema oder Projekt widmen, einzelne Mitarbeiter, die das Team wechseln oder Kolleginnen und Kollegen, die neu ins Unternehmen kommen.

Vor dem Onboarding-Prozess

Sorge rechtzeitig für die technische Ausstattung

Nichts ist schlimmer, als am ersten Arbeitstag ohne die notwendige Hardware wie Laptop und Smartphone und ohne die passenden Zugänge im Homeoffice zu sitzen. Damit alles von Beginn an funktioniert, sollte das notwendige Equipment schon vorab auf dem Postweg versendet werden. Gemeinsam mit der IT-Abteilung müssen die technischen Voraussetzungen dafür geklärt werden.

Erstelle einen virtuellen Einarbeitungsplan

Einarbeitung in die Systeme, Security-Guidelines, Ablage-Strukturen und Abläufe innerhalb der Organisation sind nur einige wenige wichtige Themen, die üblicherweise in den ersten Tagen des Onboarding-Prozesses besprochen werden. Einführungen müssen vorab virtuell geplant und strukturiert sowie gemeinsame Termine mit allen Beteiligten gefunden werden.

Kommuniziere schon vor dem ersten Arbeitstag die ersten Schritte

Sende den neuen Mitarbeitern schon vorab eine Übersicht über ihren virtuellen Einarbeitungsplan für die kommenden Tage zu. Räume somit rechtzeitig mögliche Bedenken des Mitarbeiters bezüglich des Neustarts aus dem Weg und sorge für positive Stimmung.

Während des Onboarding-Prozesses

Stelle einen Mentor zur Seite

Ein fester Ansprechpartner schon am ersten Tag hilft, den Mitarbeiter direkt einzubinden und schnell an Projekte heranzuführen. Der Mentor ist verantwortlich für die Integration in die Teamstruktur, den Aufgabenbereich oder für allgemeine Fragen zum Unternehmen und zum neuen Job. Zu Beginn sollte direkt besprochen werden, was Mentor und Mentee voneinander erwarten können.

Setze fixe Termine zum persönlichen Austausch

Tägliche Abstimmungen neben den Jour fixes helfen dem Mitarbeiter dabei, sich nicht nur mit dem eigenen Mentor oder Vorgesetzten, sondern auch mit anderen Kolleginnen und Kollegen aus dem Team auszutauschen. Eine remote Open-Door-Politik unter festgelegten Check-in-Zeiten für Fragerunden hilft dabei, den Mitarbeiter schnell für seine Projekte einsatzbereit zu machen.


Or­ga­ni­sa­to­ri­sche und ad­mi­nis­tra­ti­ve Fra­gen kön­nen in einem Glos­sar beantwortet werden und dem Mit­ar­bei­ter als Leit­fa­den die­nen.


 

Erstelle eine Übersicht aller (administrativen) Prozesse im Unternehmen

Welche Abteilungen gibt es und wer sind die Ansprechpartner? Wie erreiche ich Office IT und Office Management? Wo werden die Reisekostenabrechnungen eingereicht und wie die Spesenabrechnung geführt? Diese und alle weiteren organisatorischen und administrativen Fragen können in einem Glossar direkt beantwortet werden und dem Mitarbeiter als Leitfaden dienen.

Schaffe klare Richtlinien zum Remote-Arbeiten

Im Homeoffice und der Onboarding-Zeit geben Leitplanken, zum Beispiel zu Arbeits- und Pausenzeiten oder als Aufgabenübersicht, Orientierung. Sie schaffen Struktur und erleichtern das konzentrierte Arbeiten von zu Hause aus. Dabei ist zu beachten, dass Leitplanken und Richtlinien natürlich für das gesamte Team einheitlich gelten und eingehalten werden sollten.

 

 

Binde das Team bewusst mit ein

Persönlicher Austausch ist wichtig. Lege deshalb großen Wert auf das Miteinander und nutze die täglichen Abstimmungsrunden nicht nur, um alle auf den neuesten Stand zu bringen, sondern auch dafür, die Bindung innerhalb des Teams zu fördern. Um neue Mitarbeiter willkommen zu heißen und den Austausch auch auf persönlicher Ebene zu gewährleisten, können außerdem eine Welcome-Konferenz, virtuelle Lunches und ein After-Work-Meeting veranstaltet oder ein Team-Chat gegründet werden.

Nutze Webinare, um Wissen auf- und auszubauen

Nicht nur zu Beginn eines neuen Jobs oder in einem neuen Projekt sind Wissenserwerb und Weiterbildung von elementarer Bedeutung. Um das notwendige (Fach-)Wissen zu aufzubauen, können E-Learnings einen Mehrwert schaffen und dem Mitarbeiter den Einstieg erleichtern.

Pflege eine offene Kommunikation

Setze gleich zu Beginn auf eine klare und offene Kommunikation, um Unsicherheiten der Mitarbeiter zu reduzieren. Dabei gilt es auch ganz deutlich zu vermitteln, dass der virtuelle Onboarding-Prozess keine zusätzliche Belastung für das Unternehmen darstellt.

Am Ende des Onboarding-Prozesses

Ermuntere zu Feedback

Stärke bewusst eine Feedback-Kultur und ermuntere deine neuen Mitarbeiter zu Rückmeldungen am Ende des Onboarding-Prozesses. So lässt sich herausfinden, an welchen Stellen der Prozess noch verbessert werden kann.

Kläre offene Fragen

Auch wenn der Onboarding-Prozess abgeschlossen ist, sollten Mitarbeiter ermutigt werden, Unklarheiten offen anzusprechen - egal ob im Team, bei der Führungskraft oder beim Mentor.

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