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Prozessoptimierung und Teamorganisation mit Kanban

Kanban – Abläufe optimieren und Arbeit limitieren

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EXXETA AG - Consulting and Technology
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Liegt die Herausforderung unserer Kunden in der Prozessoptimierung und Verbesserung ihrer Teamorganisation, unterstützen wir sie dabei mit Hilfe von Kanban. Das Management Framework eignet sich besonders gut, um Abläufe beispielsweise innerhalb einer Linienproduktion zu optimieren und den Workload zu steuern.

Von zentraler Bedeutung ist dabei das Work-in-Progress-Limit (WiP), eines der Kernelemente von Kanban. Es gibt die maximale Anzahl von Aufgaben innerhalb eines Workflows an und verhindert so Workoverloads und parallele Arbeit. Die Visualisierung mit dem Kanbanboard ist dabei ein zentrales Hilfsmittel, das seine Wirkung in Kombination mit dem WiP-Limit entwickelt.

Bei einer Prozessoptimierung gilt es zunächst, das limitierende Element (Bottleneck) im Prozess zu identifizieren, welches als Ausgangspunkt für weitere Schritte dient. Basierend auf der Kaizen-Philosophie – einer kontinuierlichen Weiterentwicklung mit Blick auf Ergebnis und Kundenorientierung – ist es das übergeordnete Ziel des Kanban-Frameworks, einen nachhaltigen Arbeitsfluss im laufenden Prozessalltag zu erzeugen und so eine kontinuierliche Verbesserung des Prozesses zu ermöglichen. Kanban schafft Transparenz und ermöglicht so bessere Entscheidungen zu treffen.

Häufige Missverständnisse

  • „Mit Kanban werden keine Iterationen benötigt“
  • „Mit Kanban wird nicht geschätzt“
  • „Mit Kanban werden keine Leitplanken benötigt“
  • „Kanban sieht keine Rollen und Verantwortlichkeiten für ein Team vor“
  • „Kanban ist einfacher als andere agile Frameworks“
  • „Kanban ist nur ein Ticketsystem“

Teamsorganisation – effektiv und strukturiert

Wie bekommen wir Linienteams organisiert, die außerhalb von Projektstruktur arbeiten?

Wie bekommen wir eine Klarheit in Prozessen und Abläufen, damit die Teams selbstorganisiert arbeiten können?

Wir haben das Gefühl, einer permanenten Überlastung im Team ausgesetzt zu sein. Was können wir tun?

Diese und andere Anfragen unserer Kunden zu Prozessoptimierung lassen sich mit dem Kanban-Framework erfolgreich bewältigen. Kanban ist „old but gold“, wenn es darum geht, Hindernisse sichtbar zu machen, Prozesse zu optimieren, „Rückstau“ im Arbeitsfluss mit Hilfe des WiP-Limits zu  vermeiden und den Workload zu steuern. Das Framework mit seinen Grundprinzipien, welche sich aus Change-Management und Service-Delivery zusammensetzen, und Kernpraktiken sind nach wie vor unschlagbar. Trotz rasanter Weiterentwicklungen auf dem gesamten methodischen Feld bleiben diese in ihrem Kern bestehen und sind hoch effektiv.

Change-Management-Prinzipien

  • Beginne mit dem was Du gerade tust. Verstehe, wie aktuelle Prozesse tatsächlich praktiziert werden. Respektiere vorhandene Rollen, Verantwortlichkeiten und Job-Titel.
  • Vereinbare, dass evolutionäre Veränderungen erfolgen.
  • Fördere Führung auf allen Ebenen der Organisation – vom einzelnen Mitarbeitenden bis zur Geschäftsführung.

Service-Delivery-Prinzipien

  • Verstehe und fokussiere die Bedürfnisse und Erwartungen der Kunden.
  • Manage die Arbeit, lass die Menschen sich selbst organisieren.
  • Entwickle Regeln, um die Ergebnisse für die Organisation und Deine Kunden zu verbessern.

Kernpraktiken von Kanban

  • Visualisiere
  • Limitiere parallele Arbeit
  • Manage den Arbeitsfluss
  • Mache Prozessregeln explizit
  • Implementiere Rückkopplungsschleifen
  • Verbessere und entwickle gemeinsam weiter

Kanban universell einsetzen

Das Kanban-Framework ist universell und bereichsunabhängig einsetzbar. Es lässt sich gut adaptieren – egal, ob in Produktion, IT, Marketing, Buchhaltung oder im Support-Bereich. Kanban funktioniert sowohl auf strategischer Ebene, z.B. im Portfoliobereich zum Priorisieren und Fokussieren von Themen, als auch auf operativer Ebene und überall sonst, wo Arbeitsmengen zusammenkommen und kanalisiert werden müssen. 

Weitere Vorteile entfaltet Kanban in Kombination mit Data Science. Mit der Unterstützung ausreichender Datenmengen lassen sich so zum Beispiel Lieferzeitpunkte ab Auftragseingang sehr gut prognostizieren und entsprechende Service-Level-Agreements mit den Kunden vereinbaren. Das steigert sowohl Planbarkeit als auch Kundenzufriedenheit.

Die Vorteile auf einen Blick

  • Kanban bietet einen evolutionären Weg von Klassisch zu Agil
  • Es respektiert zunächst, die vorhandenen Rollen und Strukturen
  • Bottlenecks werden sichtbar gemacht
  • Transparenz entlang der Wertschöpfungskette des Workflows
  • Kanban und Scrum schließen sich nicht aus und können sich gegenseitig befruchten

 

"Mit Hilfe von eigenen Best Practices und jahrelangen Erfahrungen mit Kanban unterstützen wir unsere Kunden dabei, ihre Prozessabläufe zu optimieren, parallele Arbeit zu limitieren und einen nachhaltigen Arbeitsfluss in selbstorganisierten Teams zu gestalten."

Thomas Michl, Principal Consultant bei EXXETA —

Unser Vorgehen

Für einen erfolgreichen Einsatz des Kanban-Frameworks bei unseren Kunden analysieren wir den Arbeitsfluss und helfen den Teams zu verstehen, wann wie und wo sie welche Kanban-Prinzipien anwenden können. Außerdem unterstützen wir bei der Auswahl der Werkzeuge und Hilfsmittel entsprechend ihrer Bedürfnisse. Wir begleiten den erforderlichen Veränderungsprozess über alle Schritte hinweg und führen das Framework nicht nur ein, sondern helfen bei der Implementierung, der Umsetzung und befähigen die Teams, sodass sie den Prozess eigenständig weiterleben können und sich kontinuierlich verbessern.

Analyse des Arbeitsflusses

 

  • Analyse des IST-Workloads im System
  • Definition der Rahmenbedingungen
  • Kanban Prinzipien und Praktiken

Aufsetzen eines  Kanban-Boards

  • Definition des Kanban-Boards (Rahmen)
  • Visualisierung der Ergebnisse aus Phase 1
  • Anpassung des Boards nach individuellen Bedürfnissen

Durchleben einer Kanban-Iteration

  • Operative Begleitung von Rollen/Teams in individuellen Arbeitsabläufen
  • Aktives Coaching

Skalierung & Organisationsentwicklung

  • Abstimmung mit Arbeitsfluss des Unternehmens
  • Anpassung
  • Coaching der Organisation

Auch Sie können Ihre Prozesse mit Kanban optimieren. Wir beraten Sie gerne unverbindlich zu Ihrem individuellen Anliegen.

Agile Expertenteam

EXXETA AG – Con­sul­ting and Tech­no­lo­gy

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