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REMOTE WORKSHOPS

Wenn man gemeinsam nach einem langen Workshop-Tag (oder sogar mehreren Tagen) im mit Post-its tapezierten Raum sitzt und den Tag Revue passieren lässt, dann hat das oft einen besonderen Zauber. Die Stimmung ist gelöst, die Teilnehmer glücklich und müde. Sie haben ein Lächeln im Gesicht, einen Plan und ein Gefühl für das Projekt und das Team. Das alles ist auch remote möglich in verteilten Teams – mit genügend Vorbereitung und etwas Umdenken. Unsere Kollegin und UX-Expertin Heike berichtet hier von ihren Erfahrungen mit Remote Workshops.

Die Her­aus­for­de­run­gen

Die Herausforderungen bei der Planung und Durchführung von Remote Workshops sind besonders, und Teile des erlernten Workshop-Methoden-Koffers erfordern einen anderen Umgang und eine peniblere Vorbereitung.

Probleme in Remote Workshops können sein:

    • Alles dauert länger und ist wesentlich anstrengender
    • Die Aufmerksamkeitsspanne ist kürzer, ein Abflauen erst spät zu spüren
    • Man ist sich nicht nah, hört und sieht sich schlecht
    • Laptop zuklappen und kurz aufstehen – das geht im Remote Workshop nicht
    • Die Moderation muss viel strikter sein
    • Planung ist das Wichtigste und die sonst charmant wirkende Improvisation funktioniert nur bedingt

    Die Teilnehmer

    „Wir sitzen alle in einem Boot und überschreiten jeweils unsere Komfortzone, alle tragen ihren Teil bei, es gibt nur konstruktive Kritik und jeder geht aus sich heraus.“ Soweit das Rezept für das Gelingen eines Workshops. Remote ist dies eine große Herausforderung: Einzelne können sich besser verstecken und es fällt schwerer, diesen Spirit zu erreichen. Der Vorteil: die klassischen „Blockierer“ fallen weniger ins Gewicht, Politik ist weniger spürbar.


    Es ist wichtig, im Vorfeld die Teilnehmer hinsichtlich digitaler Affinität, Sprache und Hintergrund einzuschätzen.


     

    Da die gemeinsamen Pausen zum Kennenlernen fehlen, die eventuelle Feinjustierungen während des laufenden Workshops ermöglichen, muss die Einschätzung im Vorfeld schon einigermaßen treffgenau sein.

    Ein kurzes Profil der Teilnehmer, sichtbar für alle, hilft zudem bei einer Vorstellungsrunde und erreicht eine Sichtbarkeit auch bei Konzentration auf das Whiteboard.

    Die Tools

    Je nach Teilnehmerkreis und Tool sind kurze Einführungen nötig. Auch wenn es vielleicht unnötig erscheint: Eine Vorankündigung mit Basics, die die Teilnehmer beachten sollten, schadet nie: vom WLAN ins LAN wechseln, Headsets nutzen, Mikrofone stummschalten etc. (siehe dazu auch unsere anderen Remote Working Hacks).

    Je nach Teilnehmerkreis ergibt ein kurzer Einführungs-Check-Termin im Vorfeld Sinn:


    Haben alle Zugang? Kommen alle mit der Technik zurecht? Außerdem sollte etwas Zeit für einen kleinen Soundcheck zu Beginn des Workshops eingeplant werden. Sind alle in angenehmer Lautstärke zu hören? Ist ein Teilnehmer übermäßig laut oder leise?


    Für ein kurzes Daily ist das zwar nicht unbedingt nötig, sitzt man aber mehrere Stunden in einem Workshop, sollte man sich die Zeit am Anfang nehmen. Außerdem ist es ratsam, eine eventuelle Fallback-Lösung für Telefonie oder Webkonferenz vorzusehen.

    Kein Featurism! Nicht jeder Teilnehmer kennt die Tools, eine Einführung ist daher sinnvoll. Diese sollte sich allerdings auf das beschränken, was wirklich benötigt wird, sinnvoll und zielführend ist. Alle anderen Funktionen kann jeder für sich später selbst entdecken. Je weniger Tools eingesetzt werden, desto besser. Ein kurzes, spielerisches Warmwerden mit dem Tool ist sinnvoll, danach aber bitte den Fokus auf die Aufgaben richten.

      Welche Tools sind nötig?

      • stabiles Videokonferenztool (je nach Verfügbarkeit)  
      • Whiteboardtool (z. B. Miro oder Mural) mit Chat und Notizfunktion
      • Zum Zeichnen (je nach Teilnehmer und Inhalt)
        • Bei Zeichencracks und Grafikern kann man über die Nutzung von Grafik-Tablets nachdenken, ansonsten erfordert dies zu viel Beschaffungsaufwand und Übung.
        • Bei Ungeübten führt Zeichnen am Whiteboard mit der Maus zu wenig attraktiven Ergebnissen, daher besser: Mit Bleistift auf ein Blatt Papier malen, mit dem Smartphone abfotografieren und dann auf das digitale Whiteboard pinnen.

      Vor allem bei der Verwendung mehrerer Tools mit Notiz- und Chatfunktionen ist es wichtig, unbedingt passend zur Konstellation vorher die Regeln festlegen für

      • Wortmeldungen
      • Meeting Notes (1 Person bearbeitet)
      • Feedback und Anmerkungen (per Kommentarfunktion, verbal oder beides)

      Ziele, Strategie und Methodenauswahl

      Es gibt Prinzipien, die auch remote bestehen bleiben, und sogar an Bedeutung gewinnen: Denke alle Methoden und Aufgabenteile durch und habe sowohl das Timeboxing als auch die In- und Outputs im Auge. Präsenzworkshops können allein durch gute Stimmung zum Erfolg werden. Remote zählen vor allem sichtbare Ergebnisse auf Sachebene.

      Was soll am Ende des Workshops herauskommen? Die Outcomes sind Grundlage der Agenda-Gestaltung. Hier ist wichtig, verschiedene Arbeitsweisen, Tempi und Pausen so einzuplanen, dass alle am Ball bleiben und weder überfordert noch gelangweilt sind.


      Pausen: Bei Remote Workshops sollten mehrere und längere Pausen eingeplant werden. Teilt den Workshop eher in Sessions von 1,5 bis zwei Stunden ein und verteilt diese Einheiten (auch über mehrere Tage).


      Manche Methoden erfordern die Gesamtgruppe, manche werden besser in kleineren Break-out-Sessions erarbeitet und weitere eignen sich am besten als “Hausaufgabe“, die jeder für sich vorbereiten kann, vor dem Workshop oder in den Zeiten zwischen zwei Präsenzzeiten. Eine gute Mischung bringt hier die besten Ergebnisse.

      Der Raum

      Die Raumplanung ist für einen guten Workshop unglaublich wichtig. Wo hängt welcher Output, wer sitzt neben wem, scheint die Sonne dem CEO ins Gesicht?  Sind ausreichend Pinn- und oder Wandflächen vorhanden, wo wird präsentiert, können sich hier alle wohl und sicher fühlen?


      Generell gilt: der Raum bei Remote Workshops muss noch besser vorbereitet werden als bei Präsenzterminen.


       

      Der Blickwinkel ist auf die Bildschirmgröße begrenzt und 2D statt 3D. Jeder sieht also immer nur einen Teil des Ganzen. Die Planung der Raumstruktur ist deshalb besonders wichtig, denn die Orientierung ist erschwert und man verliert leicht den Überblick. Analogien zu bekannten Workshop-Situationen helfen beim Zurechtfinden. Zudem sollte auch hier Bewegung stattfinden können.

      Die Templates

      Geeignete Templates bekommen remote eine noch größere Bedeutung. Bei analogen Workshops bilden die bekannten Werkzeuge einen Rahmen, in dem sich inzwischen fast jeder einigermaßen wohl fühlt, ohne große Erklärung. So ist zum Beispiel die Textmenge automatisch begrenzt durch die Post-it-Größe und gewählte Stiftdicke.


      Am remote Whiteboard sollten die Werkzeuge ebenso eindeutig sein durch vorbereitete Templates inklusive Dummy-Text und Farbcode. Das ist erst einmal zusätzliche Arbeit in der Vorbereitung, die aber bei der Nachbereitung eingespart wird.


      Außerdem fühlt sich jeder wohler, wenn die Arbeitsergebnisse einheitlich und ansprechend sichtbar werden. Ein großer Vorteil von Remote Workshops: Das aufwändige Abtippen der entstandenen Ergebnisse entfällt. Plant man es geschickt, gelingt die Nachbereitung sehr viel schneller und steht direkt allen zur Verfügung.

      Arbeitsweisen und Dramaturgie

      Die Agenda und Aufgabenteile eines Workshops folgen einer Dramaturgie: stehen, sitzen, reden, zuhören, Tempowechsel, Pausen, Kleingruppen.

      Analog zu Präsenzworkshops kann auch in Remote Workshops gemeinsam und „wild“ gearbeitet werden. Alle sehen, was die anderen gerade tun, es wird kommentiert und die Inputs der anderen werden weitergeführt.


      Hier verliert man schnell den Überblick, da die intuitiven Abstandsregeln im Virtuellen nicht funktionieren.


      Ich kann beispielsweise ein Post-it gleichzeitig über ein anderes setzen. Für die ruhige Erarbeitung von Beiträgen (Silent Brainstorming) braucht es also Rückzugsorte. Abseits des Whiteboards können Arbeitsecken helfen. Jeder kann hier für sich Inhalte sammeln und anschließend eine Auswahl präsentieren. Das stellt einen großen Vorteil zum Präsenzworkshop dar: asynchrone Teil-, Gruppen- oder Einzelarbeiten sind gut möglich und sogar sinnvoll. Denn bessere Resultate werden erzielt, wenn die Teilnehmer frei arbeiten können (stehend, gehend etc.) und nicht am Bildschirm angekettet sind.

      Break-out-Sessions oder Gruppenarbeiten können auf demselben Whiteboard, aber in verschiedenen Calls stattfinden.


      Hier ist eine Gruppengröße von zwei Personen am effizientesten, sofern es die Aufgaben ermöglichen. Die Aufteilung sollte vorher geplant werden und die Calls vorbereitet sein.


      Neue Aufgaben sollten kurz erklärt werden. Das fällt anhand von vorbereiteten Beispielen leichter. Die Bearbeitungszeiten und Regeln (Thema, Menge etc.) sollten am jeweiligen „Arbeitsort“ sichtbar sein. Und auch die Materialien (Texte, Bilder, Icons) sollten hier bereits vorbereitet sein. Der größte Produktivitätskiller ist es, wenn jeder Teilnehmer anfängt, für sich zu recherchieren. Das sollte ausschließlich in den Pausen erlaubt sein, sonst ist der Fokus dahin.


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