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CONNECTED EMPLOYEE PORTAL

Vom Intranet zur Kollaborationsplattform - mobil optimiert, per Drag and Drop personalisierbares Dashboard inkl. Single Sign-On Integration

Aus­gangs­si­tua­ti­on & Her­aus­for­de­run­gen

Bei über 600 Mit­ar­bei­tern und 10 un­ter­schied­li­chen Un­ter­neh­mens­stand­or­ten ist ein In­tra­net mehr als eine rei­ne Do­ku­men­ta­ti­ons­platt­form. Dar­über hin­aus soll es die über­grei­fen­de Kol­la­bo­ra­ti­on geo­gra­fisch ver­teil­ter Teams un­ter­stüt­zen.

Die be­ste­hen­de In­tra­net­lö­sung war sta­tisch, nicht mo­bil op­ti­miert und er­mög­lich­te Kol­la­bo­ra­ti­on nur sehr be­grenzt. Be­reichs­über­grei­fen­des Wis­sens­ma­nage­ment wur­de von der Platt­form nicht un­ter­stützt. Vor al­lem aber für geo­gra­fisch ver­teilt ar­bei­ten­de Mit­ar­bei­ter war die feh­len­de mo­bi­le Op­ti­mie­rung eine gro­ße Ein­schrän­kung. Zu­dem bot die be­ste­hen­de Lö­sung kei­ne Mög­lich­keit ei­ner Per­so­na­li­sie­rung auf die Be­dürf­nis­se des je­wei­li­gen Nut­zers.

Ziel war es da­her, ein per­so­na­li­sier­ba­res und mo­bil op­ti­mier­tes Por­tal mit So­ci­al Col­la­bo­ra­ti­on so­wie ei­ner in­te­grier­ten Wiki-Platt­form zu schaf­fen, das  al­len Mit­ar­bei­tern als zen­tra­ler Ein­stiegs­punkt dient.

Lö­sung & Vor­ge­hens­wei­se

Um die Lö­sung auf die Nut­zer­be­dürf­nis­se zu­zu­schnei­den, be­glei­te­ten User Ex­pe­ri­ence Ex­per­ten das Pro­jekt von An­fang an. Die  An­for­de­run­gen wur­den in Form von Key User In­ter­views und dar­aus ab­ge­lei­te­ten On­line Um­fra­gen auf­ge­nom­men und dar­aus Per­so­nas inkl. Use Case Be­schrei­bun­gen er­stellt. So­mit konn­te ein auf die Nut­zer­be­dürf­nis­se zu­ge­schnit­te­nes Kon­zept er­ar­bei­tet wer­den. Als Lö­sung wur­de ein hoch­mo­der­nes Da­sh­board kon­zi­piert und ent­wi­ckelt, wel­ches den Mit­ar­bei­tern ei­nen zen­tra­len Ein­stiegs­punkt in sämt­li­che Sys­te­me, Tools und Ser­vices bie­tet. Im Sin­ne der op­ti­mier­ten User Ex­pe­ri­ence wer­den dem Mit­ar­bei­ter nur die In­hal­te an­ge­zeigt, die für ihn auch re­le­vant sind. Er kann sich sei­ne Quick­links auf In­tra­net­sei­ten so­wie Apps / Wid­gets auf den Start­bild­schirm selbst kon­fi­gu­rie­ren. Per Drag & Drop ist die Start­sei­te frei ge­stalt­bar. In­hal­te las­sen sich zu­dem The­men­feld-be­zo­gen grup­pie­ren. Zur op­ti­mier­ten An­zei­ge des Por­tals auf sämt­li­chen De­vices wur­de es im Re­s­pon­sive De­sign ent­wi­ckelt.

Die neue Platt­form er­mög­licht au­ßer­dem Con­tent­in­te­gra­ti­on und Sin­gle Sign-On Ab­sprün­ge in wei­te­re Tools. Durch eine In­te­gra­ti­on in Of­fice 365 wur­de so eine naht­lo­se An­bin­dung an Out­look, Cloud­spei­cher, Sha­re­Point, Teams, Sky­pe for Busi­ness und eine Vi­deo­platt­form er­mög­licht.

Für ein op­ti­mier­tes Wis­sens­ma­nage­ment wur­de zu­nächst eine ent­spre­chen­de In­for­ma­ti­ons­ar­chi­tek­tur de­signt und an­schlie­ßend At­las­si­an Con­flu­ence als CMS/​Wiki Pro­dukt aus­ge­wählt und per Sin­gle Sign-On in das Da­sh­board in­te­griert.

Eine platt­form­über­grei­fen­de in­tel­li­gen­te Su­che auf Ba­sis von Elas­tic­Se­arch er­mög­licht das schnel­le Auf­fin­den von Con­tent aus un­ter­schied­li­chen Sys­tem­quel­len.

Cli­ent­sei­tig wur­de das Da­sh­board mit HTML5 ent­wi­ckelt. Als wei­te­re Tech­no­lo­gi­en und Tools wur­den Boot­strap 4, CSS 3, Re­act, REST, Spring Boot, Do­cker, Elas­tic­Se­arch, OA­uth, Con­flu­ence, JIRA, Of­fice­365, und LDAP ge­nutzt.

Kun­den­nut­zen

Das frei kon­fi­gu­rier­ba­re, mo­bil ver­füg­ba­re Da­sh­board führt zu ei­ner sehr ho­hen Nut­zer­ak­zep­tanz. Je­der Mit­ar­bei­ter kann das Por­tal per Drag and Drop für sei­ne Be­lan­ge per­so­na­li­sie­ren und hat die für ihn wich­tigs­ten In­for­ma­tio­nen und Sys­te­me so­fort ver­füg­bar.

Au­ßer­dem bie­tet das neue In­tra­net mit der An­bin­dung an Con­flu­ence ein zen­tra­les Wiki Sys­tem zur Pfle­ge al­ler In­hal­te, für mehr Trans­pa­renz und den Ab­tei­lungs- und Stand­ort­über­grei­fen­den Wis­sens­aus­tausch.

Dank der In­te­gra­ti­on wei­te­rer häu­fig ge­nutz­ter Diens­te (So­ci­al Col­la­bo­ra­ti­on, Out­look, In­ter­ak­ti­ves Or­ga­ni­gramm, Ex­per­ten­su­che, Vi­deo­platt­form, Kol­la­bo­ra­ti­ons­tool, Lunch-Wid­get, News­feeds) wird aus dem an­ge­staub­ten In­tra­net eine zen­tra­le Platt­form, mit der un­ter­neh­mens­weit über­grei­fend ge­ar­bei­tet wird.

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Daniel Weisser

Senior Director

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